daroDigital

Für die Umsetzung von GANTT Diagrammen in Excel soll die Zeitskala bequem auf ein Datumsformat (z.B. 2.3.), die Kalenderwoche oder den Kalendermonat umgeschaltet werden können.

Dies ist leicht mit der Formel =WENN(B1=1;B4;WENN(B1=2;KALENDERWOCHE(B4);MONAT(B4))) zu erreichen: steht in der Zelle B1 wird in der Zelle B4 ein Datum angezeigt, steht in B1 eine 2 die Kalenderwoche des Datums von B4 bei einer 3 in B1 steht in B4 der Kalendermonat.

Problematisch ist nur, dass Excel sich das ursprüngliche Datumsformat “merkt” die Kalenderwoche und der Monat  wird ebenfalls im Datumsformat angezeigt.

Abhilfe schafft hier eine bedingte Formatierung (in Excel 2007 über das Register Start im Feld Formatvorlagen das Menü Bedingte Formatierung wählen)

 Als Regel wird definiert $B$1 =1 und als Format wird das entsprechende Zahlenformat, in diesem Fall ein Datumsformat gewählt.

Die absolute Adressierung “$B$1″ ist nicht zwingend notwendig.

Im Bereich “wird angewendet auf” trägt man die Zelle oder den Bereich ein, auf den sich die Bedingung bezieht. In unserem Beispiel auf die Zelle D4. Es könnte aber beispielsweise auch eine Bereichsangabe stehen: D4:D10

Diese Art der bedingten Formatierung funktioniert einwandfrei. Trägt man in B1  die entsprechende Zahl ein, springt das Format gemäß der gesetzten Bedingung um.

Das manuelle Eintragen einer Zahl in eine Zelle ist aber in diesem Fall eine recht unelegante Lösung. Excel bietet die Möglichkeit, Steuerelemente z.B. in Form von Optionsbuttons einzufügen. Dies geschieht in Excel 2007 über das Register Entwicklertools und dem Bereichsfeld Steuerelemente. Dort das Menü Einfügen anwählen und schon können Optionsschalter eingefügt werden.

Übrigens: Die Entwicklerregisterkarte muss nicht zwingend angezeigt werden. Man blendet sie ein und aus über die Schaltfläche Office (das ist die runde Microsoft Schaltfläche ganz links oben) und wählt unten rechts die Schaltfläche Excel Optionen.
 Hier ist in der Rubrik “Häufig verwendet” das Kontrollkästchen “Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen” zu aktivieren, wenn die Entwicklertools angezeigt werden sollen. Umgekehrt kann man sie natürlich auch deaktivieren, wenn man sie nicht mehr sehen will. Zurück zu unseremen Problem: Man fügt also drei Optionsbutton ein und legt über die Steuerelemtformatierung (rechter Mausklick auf das Optionsfeld, aus dem Menü dann “Steuerelement formatieren” dann das Register Steuerung aufrufen) eine Zellverknüpfung auf die Zelle B1 hin. Dort wird bei Klick auf das 1. Optionsfeld eine 1, beim 2. eine 2 und beim 3. eine 3 eingetragen. Der Jubel währt nur kurz: Excel merkt siich nun auf einmal, dass hier eine Ganze Zahl eingetrgen werden soll und verwandelt das Datumsformat in eine Zahl. Warum das so ist, vermag ich nicht zu sagen – es ist auf jeden Fall unlogisch. Ich habe diverse Alternativen ausprobiert: Das Eintargen von Zahlen per Makro, das Verknüpfen von Zellen, die Anwendung von Kontrollkästchen und per wenn Funktion die Auswertung derselben. Nichts half.

Einen etwas eleganteren Weg habe ich mit dem Einfügen eines Listenfeldes (im Register Daten, Bereich Datentools Menü Datenüberprüfung) gefunden – dies funktioniert aber nur wenn ich die Liste per 1;2;3 vorgeben und nicht einem Zellbereich entnehme. Ich hoffe, ich werde auf meiner nächsten Schulung (Projekte erfolgreich managen III bei der WISOAK in Bremen) eine bessere Lösung und vor allem eine Erklärung für dieses Verhalten präsentieren können. Ich wäre natürlich über jeden Hinweis dankbar!