Projektmanager?

“Der Projektleiter ist die Schlüsselfigur im Projekt…,die für den Projekt(miss)erfolg geradezustehen hat.” (Schelle, H., Ottmann, R., Pfeiffer, A.:  Projektmanager, Nürnberg, 2005)

Jedes Projekt benötigt einen Verantwortlichen, der die

“Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und –mittel(n) für die Abwicklung eines Projektes”

übernimmt. (zitiert nach der DIN Norm 69901)

Ich verwende für diesen Verantwortlichen sehr die Bezeichnung “Projektmanager” und nicht “Projektleiter”  weil der Begriff des Projektmanagers die in der Norm definierten Aufgaben am ehesten reflektiert.
Ottmann erwähnt im oben zitierten Kapitel die “problematische Rolle” des Projektmanagers, die sich auch in der Begrifflichkeit niederschlägt. Es bestehen gravierende Unterschiede im Verständnis von Rollen als “Projektleiter”, “Projektkoordinator”, “Projektverantwortlichen” oder “Projektmanager”.

In der Praxis handelt der Projektmanager in aller Regel im Spannungsfeld der Erwartungen, die Ziele des Projektes sicherzustellen, das Team zu führen und die Managementaufgaben zu erledigen und andererseits eingeführte Strukturen, Hierarchieebenen, Entscheidungslinien einzuhalten.
Um in diesem Spannungsfeld handeln zu können, braucht es nicht nur zuweilen eine feste Persönlichkeit.

Ottmann definiert vier Kompetenzsäulen, auf die ein Projektmanager aufbauen sollte:

•  Fachkompetenz
•  Methodenkompetenz
•  Organisationskompetenz
•  Sozialkompetenz

Bei der Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (GPM), der nationalen Gesellschaft der International Project Management Association IPMA wird die Bedeutung der Sozialkompetenz des Projektleiters als eine der wesentlichen Grundkompetenzen hervorgehoben.

Bewerber werden im Zertifizierungsverfahren von der GPM hinsichtlich der Kontaktfähigkeit bewertet, es werden u.a. die folgenden Aspekte beurteilt:

• Vertrauensaufbau, Öffnung anderen gegenüber
  Unterstellung guten Willens im Team
  Beitrag zu angenehmen Arbeitsklima
  Toleranz
  Akzeptanz von Minderheiten

Funktionen des Projektmanagers

Die Funktionen des Projektmanagers sind grundsätzlich nach innen, in das Projekt wirkend und nach außen, das Projekt vertretend, gegliedert.
Nach diesem Verständnis ist er nicht nur die Schnittstelle des Projektes zum Kunden, der Organisation oder den übergeordneten Bereichen, er nimmt außerdem auch zahlreiche Aufgaben zur Organisation und Führung des Projektes wahr.
Er gibt die Vorgaben der übergeordneten Bereiche wie der Geschäftsführung, Abteilungsleitung, Bereichsleitung o.ä. an das Projekt weiter und sorgt für die Umsetzung der Firmenvorgaben. Er fordert aber auch alle für das Projekt notwendigen Ressourcen und Mittel an.
Er berichtet gegenüber den übergeordneten Instanzen über den Status und den Fortschritt des Projekts.

Idealerweise übernimmt der Projektmanager ausschließlich administrative und organisatorische Funktionen in einem Projekt und ist nicht in die produktive Arbeit des Projektteams eingebunden. In vielen Projekten, insbesondere in der IT Branche ist es jedoch üblich, dass der Projektmanager außerdem produktive Funktionen, bspw. in der Programmierung, wahrnimmt.

Zu den wesentlichsten Funktionen des Projektmanagers gehören:

• die Führung der Projektmitglieder,
• die Vertretung des Projektes innerhalb der (Firmen)organisation,
• die Vertretung des Projektes gegenüber dem Kunden oder Auftraggeber.

Bei externen Projekten bringt der Projektmanager die Wünsche des Kunden in das Projekt. Werden beispielsweise Änderungen der Qualität, der Spezifikationen o. ä. gewünscht, ist der Projektmanager der Ansprechpartner für den Kunden.
Es ist empfehlenswert, sowohl dem Projektteam als auch dem Kunden deutlich zu machen, das Änderungen, die die Projektziele hinsichtlich Leistung, Terminierung und Kosten ausschließlich durch den Projektmanager zu verhandeln sind.
Die Erfahrung hat gezeigt, dass bspw. vorschnelle Zusagen eines Projektmitglieds, die weitreichende Folgen für das gesamte Team haben, sehr viel leichter zurückgenommen werden können, wenn der Status des Projektmanagers als erster Ansprechpartner schon bei Projektbeginn deutlich gemacht wurde.

Auch interne Projekte haben einen Auftraggeber, und oft ist es leichter die Projektinteressen gegenüber externen Auftraggebern durchzusetzen als gegenüber internen. Gerade bei internen Projekten ist es wichtig, die Führung des Projektes ausschließlich in der Hand des Projektmanagers zu belassen und Projektvorgaben nicht durch Linienvorgesetzte der Projektmitglieder verändern zu lassen.

Aufgaben des Projektmanagers

Die Aufgaben des Projektmanagers sind darauf ausgerichtet die Projektziele zu erreichen.
In nahezu allen Fällen sind die wesentlichen Ziele eines Projektes aus einem maximalen Kostenrahmen heraus eine bestimmte Leistung innerhalb eines festgelegten Terminrahmens zu erbringen.
Aus diesen drei Eckpfeilern wurde das sogenannte magische Dreieck des Projektmanagements formuliert.

Das Magische Dreieck des Projektmanagements

Die Aufgaben des Projektmanagers bewegen sich nach diesem Verständnis also innerhalb der Parameter Kosten – Termine – Leistung  (KTL).

Eine Schwäche dieser Betrachtungsweise liegt in der Vernachlässigung der Berücksichtigung sozialer Ziele des Projektes.
Die GPM stellt ausdrücklich die Bedeutung der Sozialkompetenz des Projektmanagers heraus, in der oben dargestellten Grafik spielt sie zunächst keine Rolle.
Termine und Leistung können durchaus auch gegen den Widerstand der Projektmitglieder durchgesetzt werden, ein für den Projektmanager handlungsbestimmender Parameter, der die Bedürfnisse der Projektmitglieder oder die der Projektbetroffenen berücksichtigt, fehlt.

Aus diesem Grund haben einige Autoren das magische Dreieck um den Parameter Akzeptanz erweitert.

Das magische Viereck des Projektmanagements

Mit dieser Betrachtung wird das Handlungsfeld des Projektmanagers stark erweitert, es verpflichtet ihn, Projektziele, Termine und Leistungen an den Bedürfnissen aller Projektbetroffenen auszurichten.

Da die Eckpfeiler des Handelns für den Projektmanager nur in Ausnahmefällen widerspruchslos definiert werden können, ergeben sich hieraus hohe Anforderungen an die Kompetenz des Projektmanagers:

Der Projektmanager sollte

• Management Kompetenz besitzen
• Fachkompetenz besitzen
• Führungsqualitäten aufweisen
• ausdauernd und belastbar sein
• strategisch denken können
• leistungsbereit sein
•  über Erfahrungen im zwischenmenschlichen Bereich der Kommunikation, Konfliktmanagement, Teambildung und Motivation verfügen

(nach : Schelle, H., Ottmann, R., Pfeiffer, A. Projektmanager,  Nürnberg, 2005, Ottmann, R.,  Kapitel D1 “Projektleiter”)
Die GPM formuliert aus diesen Kompetenzen ein besonderes Anforderungsprofil an den Projektmanager, das Verhaltensmerkmale, Auftreten und Erscheinungsbild und die Kontaktfähigkeit der zu zertifizierenden Kandidaten bewertet.
Zell unterscheidet Kompetenzen im Sinne von Fähigkeiten, die der Projektmanager besitzen muss und Befugnisse, die er erhalten muss, um seine Aufgaben wahrnehmen zu können (siehe http://www.ibim.de).
In der Wahrnehmung seiner Funktionen und der Ausübung der Kompetenzen erfüllt der Projektmanager während der gesamten Laufzeit des Projektes verschiedene Aufgaben.
Die nachfolgende Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sie soll vielmehr verdeutlichen, wie komplex das Aufgabengebiet des Projektmanagers in der Führung des Projekts ist.

•  Projektorganisation einrichten
•  An der Projektdefinition mitarbeiten
•  Prozess der Zieldefinition leiten
•  Projektablauf koordinieren
•  Projektfortschritte (Termine, Kosten Leistung) verfolgen
•  Drohende Planabweichungen frühzeitig erkennen und gegensteuern
•  Änderungen prüfen, abstimmen und in Projektpläne einarbeiten
•  Kommunikationsfluss regeln
•  Konfliktmanagement betreiben
•  Berichterstattung koordinieren
•  Projekt nach innen und außen vertreten
•  Teamentwicklung
•  Vertragsmanagement und Verhandlungen
•  Einkauf und Logistik inklusive Lieferantenmanagement
•  Finanzmanagement
•  Mitarbeiterführung
•  Risiko – und Chancenmanagement
•  Kunden und Partnermanagement
•  Geschäftsentwicklung im laufenden Projekt

Selbstverständlich hängt es auch von der Organisation ab, in die der Projektmanager eingebunden ist welche konkreten Aufgaben er wahrnimmt.
In vielen Fällen, vor allem bei komplexen Projekten, wird er von entsprechenden Fachabteilungen unterstützt, andere Aufgaben werden eventuell ausschließlich von entsprechenden Fachbereichen wahrgenommen.
Häufig ist das Controlling des Projektes in den verschiedensten Ausprägungen nicht die Aufgabe des Projektmanagers, beim Einkauf oder der Logistik wird er oft durch entsprechende Abteilungen ebenso wie beim Vertragsmanagement unterstützt. In allen Fällen sollte der Projektmanager mehr als nur Basiswissen in den o.g. Aufgabengebieten besitzen, um notfalls schnell die richtige Entscheidung treffen zu können oder entsprechende Hilfe anzufordern.
Oft werden Fachkräfte zu Projektleitern ernannt, weil sie in ihrem Fachgebiet leistungsstark sind. Die oben gezeigte Aufgabenliste zeigt jedoch, das Fachkompetenz alleine nicht ausreicht, der Projektmanager sollte in den entsprechenden Methoden und Teilgebieten des Projektmanagement geschult sein, um das Risiko eines Projektmisserfolgs zu minimieren.